Деловая переписка. Как писать не надо
Близкие люди знают, что больше всего я ненавижу, когда говорят не по делу. Худшее, что можно сделать — написать «привет, как дела?», хотя подразумевается продажа / предложение / вопрос / сотрудничество или еще что-то в этом роде.
Я всегда отвечаю развернуто на подобные вопросы, так как подразумеваю, что собеседник адекватный и не пишет пустых слов. Но когда после «Как дела» вставляют «У меня есть предложение о сотрудничестве…» я понимаю, что потратил время впустую, а человеку на самом деле плевать как у меня дела. Тогда спрашивается, зачем он это писал? Раньше я уже высказывался вкратце об этом в посте.
Примерно так мне пишут все знакомые:
Правила деловой переписки это фундамент делового общения. Если начать неправильно, то можно вызвать гнев, слить сделку, испортить репутацию, создать ужасное коммерческое предложение и еще много чего. Даже спамить можно так, чтобы хотелось прочитать.
Неграмотность заметна с первого сообщения
Девушка хотела поделиться идеей умного потребления и что-то сделать: продать, предложить сотрудничество, пропиарить или еще что. Я так и не понял что именно. Но в итоге только раздражала своей бестактностью и непрофессионализмом.
Более того, в голосовом сообщении она сказала, что есть еще много информации по этой идее. Но раз я не открыт для предложений, то делиться деталями не будет. Бред? Да. И вы не представляете насколько много людей не могут внятно сформулировать и донести мысль, идею или предложение до адресата.
Давайте разберем детали.
| Что написали / сказали | Как я понял |
|---|---|
| Незнакомец пишет «привет» или «привет, как дела» и молчит, ожидая реакции. | Какой-то очередной спамер, не может сформулировать свое предложение и хочет потратить мое время. |
| Присылает голосовое сообщение с шумом на фоне. | Не уважает собеседника. Текст всегда удобнее и нагляднее аудио или видео. |
| Пишет или говорит, что «случайно заметила Ваш профиль в паблике по ***». | Типичное клише спамера. Ситуация ухудшается, если тебя действительно нет ни в одном паблике по ***. |
| Пытается обработать возражения и применяет манипулятивные техники. | Когда продавец пытается впарить товар — это всегда хорошо слышно. Хороший продавец сначала интересуется тем, а нужен ли он тебе и не пытается пудрить мозг. Лучший продавец изучает аудиторию и сразу приходит к тем, кому товар действительно нужен. |
Куда слать таких экспертов? Либо в черный список, либо за покупкой книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки».
Если вести диалог подобным образом, то от провала не спасет ничего. Даже если вы редкий профессионал, а идея на миллион.
3 базовых правила деловой переписки
- Не тратить время и внимание собеседника. Это значит, что нужно называть письмо, если есть техническая возможность. Главную суть писать в первом абзаце, изъясняться просто и емко. Если есть сложные вещи — разжевать каждую по отдельности. Если есть вспомогательные материалы — приложить к письму.
- Быть вежливым и писать в спокойном тоне. Это значит писать без панибратства, не пытаться манипулировать плохими скриптами продаж, не лицемерить и соблюдать рамки приличия.
- Не якать. Поменьше слов «я», «мне», «у нас»
и т. п. В последнюю очередь адресата сообщения интересует то, как у вас дела, какие проекты, идеи или мысли. Интересует лишь то, какую пользу вы можете принести для него самого.
Так что прежде чем отправлять сообщение кому бы то ни было — проверьте текст на соответствие базовым правилам. Это элементарные вещи, но большинство им не следует, а стоило бы.